Terms & Conditions
Tropical Suites Rules & Policy
FRONT DESK
Open from 7:30am until 9 pm.
Changes may apply due to operational needs.
CHECK IN - CHECK OUT
Check in: 2 PM
Check out: 11.30 AM
Early Check in: Only if available
Late Check Out: Only if Available. Charge of 50$ aplies. Max until 5pm
LATE CHECK OUT due to incumpliment of time for check out.
If we have guests entering the same day and the late guests are not in the room, at 12;30 we will proceed to put the client,s things at front desk. Apllies a charge of 30$
If we don,t have guests entering, the guests can check out until 5pm and applies a charge of 50$.
EARLY CHECK OUT
If the guest decides to leave before the day of departure due to personal situations unrelated to the room, the hotel will not refund under any circumstances any amount.
LATE CHECK IN
If your arrival is after 9 pm, please let us know so we can arrange your arrival with the security person. Please text us at least 48 hours in advance so we can arrange everything. If the guest does not le tus know all the details of the arrival, we are not resposible for any inconvenince at the late check in.
EARLY CHECK IN
If we have availability for an early check in, applies a fee of 50$. Earliest check in10am
CANCELATION POLICIES
Cancelations made between 8 days and 3 days prior to Check in, will have a penalti of the first night.
Cancellations made after 3 days prior to check in will have a penalti of the amount of the whole stay or maximum 3 nights.
Any modification in the reservation will be subject to availability.
MAJEUR FORCE:
If the guest has to cancel the stay for “majeur force cause”, this has to be justified with evidence. The hotel reserves the right to admit or not the evidence depending on the reliability of the documents and on the aduced reason.
These are majeur force causes admited to ask change of dates.
- Weather alarms declared by government that don,t permit to drive in this area such as hurricane, floods, earthquake, pandemy....
- Accidents or health issues where the guest needs to be hospitalized. These circumnstances have to occur during the stay.
All of the above must be justified with reliable evidence.
These are NOT Majeur force cause
- Delayed or cancelled flights. The Air Line is responsible to refund your expenses derived from the cancelled or delayed flight .
- Bad weather
BOOKING MODIFICATION:
In case the guest requires a change in the date of stay, the applicable price will be the current rate for the night of stay and not the price of the reservation. Changes have to be made at least 8 days prior to check in.
RATES
Our rates include the overnight stay and depending of the rate booked, the breakfast.
Our rates DO NOT INCLUDE transportation, tours, taxis, food or other intetrnal or external services.
BREAKFAST
We offer different options for breakfasts: Please ask at the check in. We will give you the options. Depending on the occupancy of the hotel we take it to the room or we serve them at the breakfast facility
- Traditional Costa Rican breakfast. “Típico”
- Continental Breakfast
- Omelette
Also you can pick orange juice or coffee.
BREAKFAST SCHEDULE: 7:30am til 8:45am
DAMAGE TO ROOM ITEMS
We ask please to use the room utensils with care. The guest is responsible for the damages caused to the room ítems by improper use. Any damage caused by improper use will be charged to the guest.
Matress: 300$
TV: 250$
Jacuzzi: 1.000$
QUIETNESS
Our greatest attraction is the tranquility and contact with nature.
We ask you please to maintain that tranquility in all acitivities at the hotel during the day and from 9 pm, absolute tranquility.
NO SHOWS
Cancelating the reservation 3 days (or after) prior to check in is considered no show and NO SHOW terms apply
REFUNDS
TOTAL REFUNDS
For a full refund, the following circumstances will apply exclusively; and only if we cannot provide a change to another room.
1. That there is no water or electricity in the room
2. Broken and not usable bed
3. WC not usable
4. That the physical integrity of the clients cannot be ensured.
A total refund implies the inmediate check out of the guest.
PARTIAL REFUNDS
For a partial refund of 20% of the night affected, the following circumstances will apply exclusively.
Not being able to use the following ítems from the room
- Jacuzzi
- Air Conditioned
The hotel has a prudential time of 6 hours to fix the problem. If it is solved during that time, there will be not right to asK refund.
The partial refund will apply only to the night where the guest was affected not being able to use the ítems and not for the whole stay
NO REFUND CIRCUMSTANCES
Circumstances such as bad weather, change of plans, bulb not working or other that do not imply the unability to use the room are not to ask refund.
Issues with TV signal or internet suppliers.
- We pay and try our best giving the best internet service but if the supplier is not sending signal, there is nothing we can do.
- The same happens with the TV signal.
PETS: We love pets but we can not accept them by the moment.
PAYMENT
We accept payment in cash, local currency, US Dollars, PayPal, Credit cards (except American Express).
CHILDREN.
4-10 years old are considered children
Babies are not allowed in the room for their security. Jacuzzis are at the floor level. The hotel is not responsible for any accident related to this circumstance.
SMOKING
Our hotel is NO SMOKING place. Please check damage policies to ítems in the room due to smoke
THEFTS
Arenal is not a dangerous área and we never have problems with thefts but things can happen so please read carefully our standard hotel policies for thefts.
The hotel is resposible ONLY for the ítems DECLARED at front desk and that were DEPOSITED INSIDE THE FRONT DESK SAFE.
We are not responsible for thefts committed inside or outside our hotel. The hotel takes adequate precautions against thefts, but a theft is an ilegal act commited by a third party, for which we are not responsible.
The protocol to follow will be to call the police to open the proper investigation. We will assist the guests and the police in the investigation. We recommend to have travel insurance when travelling anywhere.
LOST OR FORGOTTEN ITEMS
The hotel is not resposible for lost or forgotten ítems.
If we find something left behind, we will notify the guest and will keep it at front desk during a month until the guest picks it up. Please note we are not allowed to send abroad
EXTRA PERSON
Our rooms are designed for 2 people. Only in very special circumstances is allowed a 3rd person. The hotel has the right to decide if a 3rd person is allowed. Please note we don,t have extra beds.
POLÍTICAS TROPICAL SUITES
RECEPCION:
Abierta desde 7:30am hasta las 9pm. Puede haber cambios debidos a necesidades operativas puntuales.
CHECK IN - CHECK OUT
Entrada 2 PM
Salida 11.30 AM
Entrada mas temprano: Sujeta a disponibilidad
Salida tardía: Sujeta a disponibilidad. Aplica cargo de 50 $. Salida a las 5 pm máximo
SALIDA TARDÍA por incumplimiento de horario:
Si la habitación entra con clientes ese mismo día, a las 12:30 pm se procederá a recoger todas las pertenencias del cliente y ponerlas en recepción. Aplica cargo de 30$.
Si la habitación no entra pueden salir hasta las 5pm y aplica un cargo de 50$
POLITICAS DE CANCELACION
Las cancelaciones hechas entre 8 y 3 días antes del check in, tendrán una penalización de la primera noche.
Cancelaciones hechas después de 3 días antes del check in se considerarán NO SHOW y tendrán una penalización de la totalidad del monto de la estadía o 3 noches como máximo (en caso de que fueran más)
TRANQUILIDAD
Nuestro mayor activo es la tranquilidad y el contacto con la naturaleza. Les rogamos mantener esa tranquilidad en todas las actividades durante su estadía en el hotel. A partir de las 9 pm les rogamos absoluta tranquilidad
FUERZA MAYOR:
Si el huésped necesita cancelar la estadía por una causa de fuerza mayor, esta debe estar debidamente justificada con evidencia válida. El hotel se reserva el derecho de admitir o declinar las evidencias dependiendo de la fiabilidad de los documentos aportados. Todos los casos deben ser justificados con evidencias confiables para el hotel.
Los siguientes son los únicos casos admitidos como fuerza mayor
- Alarmas climáticas o de otra clase declaradas por el gobierno de Costa Rica que no permiten movilizarse por la zona como huracanes, terremotos, pandemias…
- Accidentes o problemas de salud que ameriten la hospitalización del cliente.
No se considerarán causas de fuerza mayor:
- Cancelaciones o retrasos en los vuelos o transportes. La responsabilidad en estos casos es de la compañía aérea y no del hotel.
- Mal tiempo en general
MODIFICACION DE RESERVAS:
Cualquier modificación en una reserva estará sujeta a disponibilidad.
En caso de que el cliente necesite un cambio de fechas en su reserva, esta deberá ser notificada con al menos 8 dias de antelación. El precio aplicable será el de las fechas de estadía y no el de las fechas reservadas en primera instancia.
TARIFAS
Nuestras tarifas incluyen la pernoctación y dependiendo de la tarifa, el desayuno.
Nuestras tarifas NO INCLUYEN transportes, tours, taxis, comidas ni otros servicios interiores o exteriores. Aplican restricciones en caso de paquetes específicos u ofertas puntuales.
Nuestras tarifas están sujetas a cambios sin previo aviso
DESAYUNOS
Ofrecemos diferentes opciones para el desayuno: Pregunte en el check in. Le daremos las opciones. Dependiendo de la ocupación del hotel le llevamos el desayuno a la habitación o se lo servimos en el restaurante.
EL HOTEL OFRECE 3 OPCIONES
Por favor elegir una:
- Desayuno tradicional o “Típico”
- Continental
- Omelette
Por favor elegir una bebida
- Café
- Jugo
HORARIO
ABIERTO 7:30am
CIERRA 8:45 am
DAÑOS EN EL MENAJE DE LA HABITACION
Les rogamos que usen los muebles, aparatos y utensilios de la habitación con cuidado. El cliente es responsable por daños ocasionados por un mal uso. Cualquier daño causado por un uso indebido, será cargado al cliente.
Colchón 300$
TV 350$
Jacuzzi 1.000$
Fumar dentro de la habitación 200$
SALIDA TEMPRANA
Si el cliente decide irse del hotel días antes de su salida según la reserva por circunstancias personales y no relacionadas con la habitabilidad de la habitación, el hotel no hará reembolsos bajo ninguna circunstancia.
NO SHOWS
Si la reserva se cancela 3 días o más tarde, se considera NO SHOW y aplican las condiciones de no show.
Para reservas de 3 días o menos se aplica el cargo del monto total.
Para reservas de más de 3 días se aplica el cargo de 3 noches
PAGOS
Aceptamos pagos en efectivo (colones, dólares y Euros), PayPal, tarjeta de crédito (excepto American Express)
MASCOTAS
Nos encantan las mascotas pero no podemos admitir mascotas por el momento.
FUMADO
En nuestro hotel NO SE FUMA. Por favor, compruebe las políticas de daños a los artículos en la habitación debido al humo
NIÑOS.
0-3 son considerados bebés. No pagan.
4-10 son considerados niños. Solo pagan el extra del desayuno. No contamos con cunas.
No se permiten bebés en la habitación por su seguridad. Los jacuzzis están al nivel del suelo. El hotel no se hace responsable de ningún accidente relacionado con esta circunstancia.
REEMBOLSOS
REEMBOLSO TOTAL
Para un reembolso total, solo y exclusivamente aplicarán estas circunstancias. Y solo en caso de que no podamos ofrecer una habitación igual o superior.
1. Que no haya agua o electricidad en la habitación
2. Servicio Sanitario inutilizable
3. Que la cama no se pueda usar porque está rota
4. Que la integridad física de los clientes no se puede asegurar
Un reembolso total implica la salida inmediata de la habitación
El hotel tiene un tiempo prudencial de 6 horas para poder reparar el problema desde que se notificó en recepción. Si se soluciona dentro de ese plazo, no se considerará que aplica devolución.
REEMBOLSOS PARCIALES 20%
Para un reembolso parcial (20% de la noche/s afectada/s) las siguientes circunstancias aplican exclusivamente.
Que no se pueda usar uno de los siguientes artículos
- Jacuzzi
- Aire Acondicionado
- Agua Caliente (Ausencia total de agua caliente, no aplica si la temperatura no es suficientemente caliente para el gusto del cliente)
El hotel tiene un tiempo prudencial de 6 horas para poder reparar el problema desde que se notificó en recepción. Si se soluciona dentro de ese plazo, no se considerará que aplica devolución.
El reembolso parcial solo aplicará a la noche que presentó el problema y no a la estadía total.
CIRCUNSTANCIAS QUE NO DAN DERECHO A REEMBOLSO
Circunstancias como mal tiempo, cambio de planes en el itinerario, bombillas que no funcionan no son circunstancias para pedir un reembolso.
Problemas con TV o Internet.
- El hotel paga el mejor servicio de internet y TV pero hay veces que el suministrador del servicio no nos manda señal o la manda de forma defectuosa por problemas ajenos a nosotros. En esos casos lo que hacemos es presionar al proveedor para que se reinstaure el servicio lo mas pronto posible pero no podemos hacer reembolsos de dinero por un servicio defectuoso de Internet o TV.
ROBOS
Arenal es una zona muy segura pero nunca se debe bajar la guardia. Por favor lea cuidadosamente nuestras políticas de robo standard en cualquier hotel.
El hotel solo se responsabiliza por los artículos DECLARADOS y DEPOSITADOS EN LA CAJA FUERTE DE RECEPCIÓN
No nos hacemos responsables de ningún artículo dentro o fuera de la habitación, esté depositado o no dentro de la caja fuerte de la habitación.
No nos hacemos responsables por robos cometidos dentro o fuera del hotel. El hotel toma las medidas pertinentes para evitar robos pero un robo es una acción delictiva cometida por un tercero de la que no nos podemos responsabilizar. Por favor dejar cualquier artículo de especial valor en la caja fuerte de recepción. En caso de robo, el protocolo a seguir será llamar a la policía para que se abra la investigación pertinente. Asistiremos a los clientes y a la policía en todo lo que esté en nuestra mano. Recomendamos tener la información y fotos en la nube y contar con seguro de viaje.
ARTICULOS OLVIDADOS O PERDIDOS
El hotel no es responsable por objetos olvidados. Si encontramos algo olvidado en la habitación lo mantendremos en recepción durante un mes hasta que el cliente lo recoja. Después de un mes será desechado. Tenga en cuenta que no estamos autorizados a realizar envíos al extranjero
PERSONA EXTRA
Nuestras habitaciones están diseñadas para 2 personas . Solo bajo circunstancias muy especiales se permitirá una 3era persona. El hotel se reserva el derecho de decidir si se admite una 3era persona. Por favor tengan en cuenta que no tenemos camas extra.
OTRAS POLÍTICAS E INFORMACIÓN.
Las ofertas o descuentos ofrecidos en nuestra página web solo son válidos para clientes de dicha página.